Q-Info กับการพัฒนาระบบสารสนเทศในโรงเรียน

PLC Happy Hour Live Online ครั้งที่ 6 โครงการ สนับสนุนโรงเรียนพัฒนาตนเอง รุ่นที่ 1 และรุ่นที่ 2 ต่อเนื่องในปี 2564 หัวข้อ “Q-Info กับการพัฒนาระบบสารสนเทศในโรงเรียน”

ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยในการจัดระบบทางการศึกษา เพื่อส่งเสริมการพัฒนาคุณภาพการศึกษา ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือสำคัญก็คือ Q-Info ระบบสารสนเทศที่ถือเป็นระบบฐานข้อมูลที่สำคัญในการต่อยอดการพัฒนาได้ในหลายมิติ และกิจกรรมครั้งนี้ เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ในหัวข้อ “Q-Info กับการพัฒนาระบบสารสนเทศในโรงเรียน” เพื่อช่วยสนับสนุนพัฒนาคุณภาพการเรียนการสอนให้กับโรงเรียน ครู นักเรียน และผู้ปกครองให้มีคุณภาพและประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Q-Info เป็นระบบสารสนเทศที่ออกแบบมาเพื่อช่วยพัฒนาคุณภาพการศึกษา โดยกระบวนการเริ่มต้นได้รวบรวมความต้องการของครูและโรงเรียน ซึ่งพบว่าครูมีภาระงานที่มาก ไม่ว่าจะเป็นงานเอกสาร หรืองานสอนต่างๆ ฉะนั้น ในการออกแบบระบบเพื่อช่วยลดภาระงานของครู ทั้งการออกแบบการเรียนรู้ การเช็คชื่อ การประมวลผลแต่ละรายวิชา ซึ่ง Q-Info สามารถให้ครูทำงานในรูปแบบเดิมได้เพียงแต่เปลี่ยนจากการบันทึกลงกระดาษเป็นการบันทึกลงในระบบสารสนเทศ ทั้งนี้ ประโยชน์ของระบบการบันทึกในสารสนเทศ คือ 

1) ช่วยลดภาระงานของครูในการประมวลผลข้อมูลและการเขียนเอกสาร ปพ. 

2) ข้อมูลสารสนเทศในรูปแบบ Real-time ทำให้สามารถแก้ปัญหาได้ทันที 

3) ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของโรงเรียนผ่านระบบสารสนเทศ เพื่อนำข้อมูลมาพิจารณาวางแผนของโรงเรียนได้ ส่วนประโยชน์โดยอ้อมที่จะเกิดขึ้น หลังจากการใช้งานระบบ คือ การใช้ – ส่งต่อข้อมูลทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น รวมถึงสามารถใช้ระบบเป็นสื่อกลางระหว่างนักเรียน ผู้ปกครอง ในการตรวจสอบและสื่อสารได้

นอกจากนี้ ระบบ Q-Info ยังสามารถช่วยพัฒนาโรงเรียนและพัฒนาครูให้สามารถขับเคลื่อนไปได้ทั้งระบบอย่างเห็นได้ชัดในเรื่องระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของผู้บริหารที่สามารถดูภายรวมขององค์กร เจ้าหน้าที่ Admin ในการดูแลระบบ งานทะเบียน/วัดผลในการจัดทำปฏิทิน ตารางสอน การจัดทำเอกสารปพ. ส่วนของครูดำเนินการในเรื่องของงานเอกสารทางวิชาการ และสิ่งที่ได้รับการพัฒนาคือการที่ผู้ปกครองได้เห็นถึงแนวทางในการพัฒนาของข้อมูลในรูปแบบ Real-time สำหรับประโยชน์ของระบบ Q-Info ที่เห็นได้ชัด คือ การช่วยลดภาระการจัดทำเอกสารปพ.5, ปพ.6 ของครูผู้สอน การจัดทำเอกสารรับรองการเป็นนักเรียน สรุปการจัดการข้อมูลวิชาการ การบันทึกการมาเรียนของนักเรียน และครูยังสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผนพัฒนาตนเองได้ ทั้งนี้ สำหรับฝ่ายบริหารสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวางแผนในเรื่องของการจัดการเรียนการสอน ในส่วนของนักเรียนจะได้รับประโยชน์ทางตรง คือ นักเรียนสามารถทราบคะแนนและทำการพัฒนา ปรับปรุงในด้านการเรียนของตนเองได้อีกด้วย

จากการใช้งานระบบ Q-Info ในบทบาทของผู้อำนวยการมีส่วนในการขับเคลื่อนการใช้ระบบ โดยการการศึกษาการใช้งานของระบบ Q-Info การวางบทบาท ตำแหน่งหน้าที่ของบุคลากรในระบบ Q-Info ทั้ง 4 งาน ได้แก่ เจ้าหน้าที่ Admin ผู้บริหาร ครูผู้สอน งานทะเบียนและวัดผล เพื่อเป็นการขับเคลื่อนการทำงานของระบบ Q-Info ในตำแหน่งต่างๆ สำหรับในการพัฒนาของ Q-Info ของโรงเรียน ผลสรุปการทำงานภายใน 1 ปี ในรูปแบบรายงาน SAR ของโรงเรียน ทำให้ทราบว่ามาตราฐานของโรงเรียนตอบโจทย์หรือไม่ กระบวนการมาตรฐาน แผน หรือการจัดการเรียนการสอนเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ อย่างไร อีกทั้งยังสามารถนำสถิติต่างๆ มาเป็นส่วนประกอบในการเขียนรายงาน SAR ได้ ในบทบาทของครูผู้สอน การทำข้อมูลต่างๆ ให้เป็นปัจจุบันทั้ง 3 ส่วน ไม่ว่าจะเป็นการเช็คชื่อนักเรียนแบบรายวันและแต่ละรายวิชา การลงข้อมูลโภชนาการ น้ำหนัก ส่วนสูง และการลงคะแนนตัวชี้วัด เพื่อความสะดวกในการประมวลผลและจัดทำเอกสารปพ.5 และปพ.6 ได้ ทั้งนี้ จากการกรอกข้อมูลต่างๆ โรงเรียนได้มีการนำข้อมูลนักเรียนมาใช้ในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา เพื่อหาแนวทางในการช่วยเหลือและสามารถส่งต่อข้อมูลไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบดูแล แก้ไขปัญหาให้กับเด็กต่อไป สำหรับบทบาทของฝ่ายวิชาการ ก่อนที่จะนำระบบมาใช้ได้มีการประชุม ชี้แจง การสาธิตวิธีการใช้งานทุกขั้นตอน เพื่อให้คณะครูสามารถที่จะนำไปใช้ได้ทุกคน สำหรับในส่วนของวิชาการที่ต้องทำ คือ การทำปฏิทินการศึกษาของโรงเรียน การลงวิชาเรียนให้กับคณะครู (ตารางสอน) ตรวจเช็คปัญหาการลงข้อมูล และการลงข้อมูลย้อนหลังและล่วงหน้าเพื่อให้ระบบสมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับการใช้งานระบบ Q-Info พบว่ายังมีอีกหลายโรงเรียนยังไม่ได้เริ่มใช้และมักจะเกิดความกังวลในเรื่องการซ้ำซ้อนของระบบ หรือความต่อเนื่องของระบบเมื่อมีการนำระบบไปใช้งาน ซึ่งที่ผ่านมาจากการที่หลายโรงเรียนได้นำระบบไปใช้ พบว่า ไม่เกิดความซ้ำซ้อนของระบบ ไม่ว่าจะเป็น DNC ที่สามารถดึงข้อมูลไปยัง Q-Info ได้ ซึ่งเป็นข้อดีในการช่วยตรวจสอบว่าข้อมูลที่ดึงมาจาก DNC มีความถูกต้องในระบบ Q-Info หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็น ในส่วนของเลขบัตรประจำตัว ชื่อ-นามสกุล ข้อมูลพื้นฐานทั่วไป ซึ่งจะทำให้พบข้อผิดพลาดและสามารถแก้ไขได้ทันที ในส่วนของ Schoolmis การทำเอกสาร

ปพ.1 สามารถ Export ข้อมูล ทำให้การทำงานรวดเร็วมากขึ้น และในเรื่องของข้อมูลปัจจัยนักเรียนพื้นฐานยากจนได้มีการเชื่อมต่อน้ำหนัก ส่วนสูงเข้าด้วยกัน ทำให้ครูไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน สำหรับโรงเรียนที่มีการนำมาใช้ในระยะแรก จะพบปัญหาในเรื่องของความเข้าใจ ความรู้ในการใช้งานระบบทั้งจากตัวบุคคลและจากระบบโปรแกรม ซึ่งโรงเรียนอาจดำเนินการทำ PLC ร่วมกัน สิ่งที่สำคัญ คือ การนิเทศของผู้อำนวยการในการให้ความสนใจ ดูแลถึงปัญหาในการดำเนินการต่างๆ ของระบบ ซึ่งจะช่วยให้การนำระบบไปใช้มีความคล่องตัวมากขึ้น ทั้งนี้ สามารถสอบถามไปยัง Admin ในกลุ่มไลน์ Q-Info จังหวัดเชียงใหม่ได้

ทั้งนี้ ระบบ Q-Info ได้มีการพัฒนารูปแบบใหม่ๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานเกิดความสะดวกต่อการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น 

1) การเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบสารสนเทศของต้นสังกัด เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล 

2) SAR ระดับโรงเรียน Q-Info จะประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่ในระบบและข้อมูลที่ดึงมาจากแหล่งอื่นๆ ให้โรงเรียนสามารถที่จะนำไปใช้ในการทำ SAR ได้ 

3) แอปพลิเคชั่น Q-Parent สำหรับผู้ปกครองสามารถดูผลการเรียนของบุตรหลานตัวเองได้ 

4) เมนู FEQ คู่มือวิธีการแก้ปัญหาต่างๆ 

5) การจัดทำและประมวลผลแผนการเรียนรู้แบบบูรณาการ ให้สามารถบันทึกข้อมูลได้สะดวกมากขึ้น การทำ SAR ของครู การปรับปรุง Student Profile เพื่อให้ครูสามารถใช้งานได้ดียิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ในการดำเนินการ Q-Info ปีที่ผ่านมา พบว่า ปัญหาหลักเกิดจากความยากในการเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งขอเสนอแนะแนวทาง 3 ด้านในการแก้ปัญหาการใช้งาน Q-Info คือ เปิดใจ (รับการเปลี่ยนแปลง) ร่วมใจ (มองเป้าหมายร่วมกัน) และใส่ใจ (ติดตาม ดูแล คอยช่วยเหลือแก้ปัญหา) เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในระบบสารสนเทศ ต่อยอดไปสู่การขับเคลื่อนโรงเรียนด้วยระบบข้อมูล ซึ่งเป็นแนวทางในการใช้ระบบ Q-Info ได้อย่างยั่งยืนต่อไป สามารถรับชมย้อนหลังได้ที่ fb.watch/bYQmuZNSV-/

ผอ.สุนิสา คงสุวรรณ โรงเรียนวัดดอนพุดซา

ครูชาลินี กุมารแก้ว โรงเรียนวัดหนองยาว

อาจารย์ภานุพงศ์ สอนคม 

อาจารย์ประจำคณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยนเรศวร

ครูดำรงศักดิ์ อุ่นทา โรงเรียนบ้านแม่ปั๋ง